中小企業省力化投資補助金の現地調査では何を確認される？準備するもの・注意点を解説

こんにちは、中小企業診断士事務所のフィールドマネジメントです。

弊社では、中小企業省力化投資補助金（一般型）を活用された複数の事業者様の現地調査に同席してきました。

現地調査の案内が届くと、

 「何を確認されるのだろう？」

「どんな資料を準備すればいい？」

「不備があったら補助金はどうなる？」

 と、不安に感じる事業者様も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、実際に事務局から届いた案内内容とこれまでの現地調査への対応経験を踏まえ、現地調査では何を確認されるのか、事前に何を準備しておけばよいのかをご紹介します。

現地調査では何を確認される？

中小企業省力化投資補助金（一般型）では、実績報告後、補助金額を確定するための検査の一環として現地調査が行われる場合があります。

現地調査では、主に次の4点が確認されます。

① 実績報告で提出した証拠書類

まず確認されるのが、実績報告で提出した各種書類です。

見積書、発注書、契約書、納品書、請求書、振込関係書類など、補助事業に関する証拠書類を適切に整理・保管し、提示できる状態にしておく必要があります。
紙の書類だけでなく、電子ファイルやインターネットバンキングの取引記録などについても、確認できるよう準備しておく必要があります。

特に注意したいのは、経理証拠書類の原本が確認できない場合には、補助対象として認められない場合があるという点です。

② 補助対象経費を実際に支払っているか

機械装置・システム構築費などについては、実際に代金を支払っていることも確認されます。

例えば、

• 通帳

• 振込依頼書

• ATMの振込明細

• インターネットバンキングの振込完了画面

• インターネットバンキングの取引明細

などです。

 インターネットバンキングの場合には、その場でログインし、銀行名・口座番号・口座名義などを確認される場合もあります。そのため、実績報告として提出した資料だけでなく、実際の支払いを確認できる状態にしておくことが重要です。

③ 導入した設備が正しく設置・稼働しているか

申請した設備が、申請した場所に正しく設置されているかも確認されます。
さらに、設備が置いてあるだけではなく、当日は実際に稼働させ、正常に使用できる状態であることも確認されます。

設備の性質上その場ですべてを稼働させることが難しい場合には、電源のオン・オフなど可能な範囲で確認が行われます。
ソフトウェアやシステムの場合も、実際にパソコン上で起動し、使用できる状態であることを確認されます。

④ 事業計画どおりに活用されているか

ここも非常に重要なポイントです。

現地調査では、

• この設備を何のために導入したのか

• どの工程を省力化するための設備なのか

• 実際にどのように活用しているのか

といった、申請時の事業計画に沿った設備の活用状況についても確認されます。 つまり、現地調査は単に「設備を購入したこと」を確認する場ではありません。
申請書に記載した計画が、実際の事業として適切に実行されているかまで確認されるということです。

現地調査の案内が届いたら準備しておきたいこと

現地調査の日程が決まったら、少なくとも次の点は事前に確認しておくことをおすすめします。

• 実績報告で提出した書類を一式揃える

• 原本が必要な書類を確認する

• 通帳や振込履歴をすぐに提示できるようにする

• 補助対象設備を当日稼働できる状態にする

• 申請時の事業計画を改めて確認する

• 立ち会う担当者が設備の活用状況を説明できるようにする

• 社員証や名刺など、所属を確認できるものを準備する

特に、補助金申請を担当した方と現地調査に立ち会う方が異なる場合には、申請内容や設備導入の目的を事前に共有しておくことが大切です。

不備があるとどうなる？

 現地調査は単なる形式的な確認ではありません。

 例えば、

• 経理証拠書類の原本が確認できない

• 実績報告した設備と実際の設備が一致しない

• 補助対象外となる機器等が確認される

• 設備やシステムの稼働が確認できない

• 実際に事業で活用していることが確認できない

といった場合には補助対象外となったり、補助金額が減額されたり、額の確定が保留されたりする可能性があります。 
また、追加資料の提出を求められたり、再度現地調査が行われたりする場合もあります。

補助金は公的な資金です。

そのため、申請時だけ書類を整えればよいものではなく、申請、発注、設備導入、支払い、実績報告まで、一連の手続きを適切に進め、その証拠をきちんと残しておくことが重要です。

 現地調査はやはり不安になるものです。

 実際に事務局の担当者が事業所を訪問し、書類や設備、事業の実施状況を確認するとなれば、事業者様にとっては少なからず緊張するものです。

「必要な資料は揃っているだろうか」

「どのような質問をされるのだろうか」

「申請内容をきちんと説明できるだろうか」

 こうした不安もあると思います。

 弊社がこれまで同席してきた現地調査でも、事前に必要書類や確認事項を整理し、事業者様と一緒に準備をしたうえで当日を迎えています。

補助金は、採択されることがゴールではありません。

最近ではAIの普及により、補助金制度について調べたり、事業計画書の文章を整理したりすることは、以前より行いやすくなりました。

しかし、実際の補助事業では申請内容に沿って設備を発注・導入し、適切に支払いを行い証拠書類を残し、その設備を実際の事業で活用していく必要があります。

今回ご紹介した現地調査も、まさに「申請書に書かれた計画が、現実の事業として適切に実行されているか」を確認する場の一つです。

採択後も、交付申請、設備導入、実績報告、現地調査などを経て、補助金額が確定するまでにはさまざまな手続きがあります。

弊社では、申請だけでなくこうした補助金活用の一連の手続きについても、事業者様と一緒に進めることを大切にしています。